Setiap mesin absensi dengan sistem pemindai sidik jari memiliki kualitas yang bebeda-beda. Hal tersebut dikarenakan penggunaan jenis hardware yang berbeda antara mesin absensi yang satu dengan yang lainnya. Hardware yang sering digunakan dan telah dipercaya sebagai hardware terbaik untuk mesin absensitersebut yang telah memenuhi standarisasi international yang tidak lain adalah FCC standard USA dan CE standard Europe yang terdapat pada bagian belakang dari mesin absensi sidik jari ini. Akan tetapi hardware sebaik apapun bila tidak dirawat dan dipergunakan sesuai dengan aturan pakainya, justru akan menimbulkan masalah dikemudian hari. Berikut beberapa permasalahan yang timbul dan cara penanganannya dari sebuah mesin absensi sidik jari:
1. Terjadinya kelambatan pada saat mengindentifikasi objek.
Mesin absensi menjadi lambat pada saat menyecan sidik jari untuk disesuai dengan data base biasanya dikarenakan oleh beberapa faktor, diantaranya yaitu kondisi permukaan kaca optik yang kotor atau buram yang didalamnya terdapat sensor untuk menindai suatu objek terhalang oleh kotoran yang menempel pada kaca optik tersebut. Jadi seringlah untuk membersihkannya dengan selotip yang lembut sampai kaca tidak terlihat buram.
Jumlah data terlalu melebihi kapasitas memori hardisk yang tersedia dalam mesin absensi sidik jari yang merupakan faktor kedua terjadinya kelambatan pada saat menyecan suatu objek. Setiap mesin absensi mempunyai hardisk yang mempunyai batasan dalam penyimpanan data record sidik jari. Sehingga semakin banyak menyimpan data presensi semain lambatnya proses identifikasi yang dilakukan oleh mesin absensi sidik jari ini. Jadi anda harus menghapus data presensi yang sudah tidak diperlukan atau dengan menambah memori hardisk pada mesin absensi dengan tipe sistem yang berdiri sendiri. Begitu pula untuk absensi yang menggunakan sensor U.are.U 4000B/4500B harus menghapus data presensi secara berkala atau dengan mengkombinasikan absensi dengan PIN.
2. Tidak dapat melakukan scan pada sidik jari.
Permasalahan ini sering dijumpai ketika lampu sensor tidak nyala dan biasanya keadaan permukaan sensor terjadi goresan sehingga lampu sensor tidak hidup secara normal. Cara untuk mengatasinya dengan melakukan pengecekan pada lampu serta permukaan sensor dan juga pengecekan terhadap data karyawan pada mesin absensi yang digunakan karena terkadang sering terjadi kasus kesalahan yang dilakukan oleh admin dalam menghapus data karyawan.
3. Tidak adanya ruang kosong untuk menyimpan data baru.
Penuhnya memori penyimpanan pada mesin absensi sehingga tidak ada ruang kosong untuk menyimpan data baru bisa berkibat kerusakan memori hardisk pada mesin absensi. Kejadiannya kadang berupa, pesan suara dapat diterima tetapi data tidak tersimpan dalam memori. Untuk mengatasi hal tersebut harus mengcopy semua data terlebih dahulu dan kemudian lakukan penghapusan terhadap data presensi yang tersimpan.
4. Jam dan Tanggal Tidak Sesuai.
Hal tersebut terjadi karena didalam mesin absensi ada sebuah batrey c-mos dan apabila batrey ini telah habis akan menyebabkan waktu dan tanggal berhenti dan tidak sinkron dengan waktu dan tanggal pada komputer. Yang harus anda lakukan dengan mengganti batrey terlebih dahulu dan sinkronkan waktu dan tanggal melalui software aplikasi mesin absensi pada komputer.
5. Mesin Absensi Tidak Dapat Dikoneksikan Dengan Komputer
Mesin absensi menggunakan dua jenis sistem koneksi untuk kompatibel dengan sistem pada komputer, antara lain adalah Koneksi dengan USB Cable dan koneksi dengan memakai TCP/IP. RS 232 pada koneksi dengan USB Cable tidak terkoneksi karena software dari driver kabel belum terinstal atau sudah rusak, solusinya dengan penginstallan ualng driver USB Cable dan restart komputer.
Sedangkan koneksi dengan memakai TCP/IP biasanya tidak dapat koneksi dengan komputer karena kabel jaringan lepas atau putus. Jadi anda harus mengecek kabel jaringan tersebut dengan teliti atau kadang ketidak sama jenis pengaturan pada IP mesin dan IP komputer sehingga komputer tidak dapat membaca IP dari mesin.
6. Mesin Absensi Sering Nyala dan Hidup Kembali Dengan Sendirinya
Biasanya hal seperti ini terjadi karena suplay daya listrik ke mesin absensi kurang maksimal sehinga mesin seringkali melakukan restart. Hal tersebut dikarenakan adaptor dengan stop kontak listrik tidak terpasang dengan benar atau adanya kerusakan pada adaptor, jadi anda harus mengganti dengan adaptor yang baru.
7. Mesin Absensi Hang Atau Macet.
Kasus ini terjadi karena penyimpanan data presensi pada mesin absensi yang overload, hardware sedang trouble atau adaptornya yang rusak dapat menyebabkan proses mesin absensi menjadi macet. Untuk menanganinya anda bisa menyalin semua data presensi ke komputer lain dan kemudian menghapusnya, setelah itu restart komputer dan pastikan lampu indikator adaptor masih menyala terang.
Apabila setiap permasalah diatas tetap tidak dapat anda tangani dengan solusi tersebut maka anda harus membawa mesin absensi anda ke tim teknisi ahlinya yang merupakan service centernya dari mesin absensi yang anda beli.
